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D.P.R. n. 445 del 2000: la semplificazione dei documenti amministrativi


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Quando le norme ordinarie non sono in grado di coprire tutti gli aspetti strutturali e pratici di una determinata materia, intervengono altri istituiti, che cercano di colmare le lacune, ovviamente prendendo spunto dalle esigenze pubbliche.

Ad inizio millennio si pensò di dettare una disciplina completa e dettagliata in materia di “documentazione amministrativa”. Tant’è vero che il 28 dicembre 2000 si arriva all’emanazione del D.P.R. n. 445 del 2000, che rappresenta, tutt’oggi, un punto di riferimento essenziale nel dialogo tra privati e P.A. e uno strumento fondamentale nelle mani di tutti. Privati e P.A., in ogni sua articolazione, dalla più semplice alla più disparata, passando per l’attività dei pubblici ufficiali, hanno fatto ricorso alle disposizioni normative ivi contenute.
Il D.P.R. n. 445 del 200, recante, appunto, il testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, contiene tutte le “definizioni utili”[1] per l’interpretazione e l’utilizzo di istituti largamente diffusi nell’ordinamento italiano.

Si tratta di un insieme di definizioni fondamentali quali ad esempio quella relativa al “documento amministrativo”, al “documento informatico”, alla “firma digitale” e tanti altri.
Il D.P.R. n. 445 ha le finalità di disciplinare la formazione, il rilascio,  la tenuta e la conservazione, la gestione, la trasmissione di atti e documenti da parte di organi della Pubblica Amministrazione;  disciplina,  altresì, la  produzione  di  atti  e documenti  agli  organi  della  Pubblica  Amministrazione  nonché ai gestori  di  pubblici  servizi  nei rapporti tra loro e in quelli con l’utenza,  e  ai  privati  che  vi consentono.[2]

L’articolo 3 dello stesso D.P.R.[3] indica l’ambito di applicazione e i destinatari dell’istituto. Si noti, però, i rinvii sistematici che lo stesso effettua al comma 3. Esso infatti richiama le discipline degli articolo 46 e 47 dello stesso D.P.R.
Da un lato, l’articolo 46[4] tratta delle “dichiarazioni sostitutive di certificazioni” e dall’altro, l’articolo 47[5] disciplina le “dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà”. Sono, ovviamente, due norme che viaggiano parallelamente e che rappresentano strumenti utili nelle mani di privati e Pubblici Ufficiali per fini amministrativo-burocratici. In particolar modo, è evidente il rispetto dei principi di economia e di efficacia amministrativa, in quanto tali istituti consentono al Pubblico Ufficiale un semplice richiamo a dati di fatto e situazioni, senza che questi debbano ricorrere all’allegazione di ulteriori certificati. Si pensi al Notaio il quale, mediante la dichiarazione del privato su un determinato stato di fatto, si limita a richiamarlo ed informarlo della normativa applicabile.
Si tratta, indubbiamente, di istituti che hanno velocizzato fortemente alcuni iter amministrativi e burocratici, nonché la redazione della maggior parte degli atti pubblici.
L’ordinamento è riuscito, in questo modo, ad evolversi  e di “stare al passo coi tempi”, cercando di rispondere alle esigenze più disparate.

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[1] Cfr. Art. 1 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445:
Ai fini del presente testo unico si intende per:

a) DOCUMENTO  AMMINISTRATIVO  ogni  rappresentazione,  comunque formata,  del  contenuto  di  atti,  anche  interni,  delle pubbliche amministrazioni   o,  comunque,  utilizzati  ai  fini  dell’attività amministrativa.  Le  relative  modalità di trasmissione sono quelle indicate al capo II, sezione III del presente testo unico;

b) DOCUMENTO INFORMATICO la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti;

c) DOCUMENTO   DI   RICONOSCIMENTO  ogni  documento  munito  di fotografia del titolare e rilasciato, su supporto cartaceo, magnetico o  informatico,  da  una pubblica amministrazione italiana o di altri Stati, che consente l’identificazione personale del titolare;

d) DOCUMENTO  D’IDENTITA’  la  carta  di identità ed ogni altro documento  munito  di  fotografia  rilasciato,  su supporto cartaceo, magnetico  o informatico, dall’amministrazione competente dello Stato italiano  o di altri Stati, con la finalità prevalente di dimostrare l’identità personale del suo titolare;

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e) DOCUMENTO  D’IDENTITA’  ELETTRONICO il documento analogo alla carta   d’identità   elettronica   rilasciato  dal  comune  fino  al compimento del quindicesimo anno di età;

f) CERTIFICATO  il  documento  rilasciato da una amministrazione pubblica    avente   funzione   di   ricognizione,   riproduzione   e partecipazione a terzi di stati, qualità personali e fatti contenuti in albi, elenchi o registri pubblici o comunque accertati da soggetti titolari di funzioni pubbliche;

g) DICHIARAZIONE  SOSTITUTIVA  DI  CERTIFICAZIONE  il documento, sottoscritto   dall’interessato,   prodotto   in   sostituzione   dei certificati di cui alla lettera f);

h) DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI ATTO DI NOTORIETA’ il documento, sottoscritto  dall’interessato, concernente stati, qualità personali e  fatti,  che siano a diretta conoscenza di questi, resa nelle forme previste dal presente testo unico;

i) AUTENTICAZIONE  DI SOTTOSCRIZIONE l’attestazione, da parte di un  pubblico ufficiale, che la sottoscrizione e’ stata apposta in sua presenza,   previo  accertamento  dell’identità della  persona  che sottoscrive;

l) LEGALIZZAZIONE DI FIRMA l’attestazione ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la propria firma sopra atti, certificati, copie ed estratti, nonché’ dell’autenticità della firma stessa;

m) LEGALIZZAZIONE  DI FOTOGRAFIA l’attestazione, da parte di una pubblica  amministrazione  competente,  che  un’immagine  fotografica corrisponde alla persona dell’interessato;

n) FIRMA  DIGITALE  il  risultato  della  procedura  informatica (validazione)  basata  su un sistema di chiavi  asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al sottoscrittore tramite la chiave   privata  e  al  destinatario  tramite  la  chiave  pubblica, rispettivamente,  di rendere manifesta e di verificare la provenienza e  l’integrità  di  un  documento  informatico  o  di  un insieme di documenti informatici;

o) AMMINISTRAZIONI PROCEDENTI le amministrazioni e, nei rapporti con   l’utenza,  i  gestori  di  pubblici  servizi  che  ricevono  le dichiarazioni  sostitutive  di  cui alle lettere g) e h) o provvedono agli accertamenti d’ufficio ai sensi dell’art. 43;

p) AMMINISTRAZIONI CERTIFICANTI le amministrazioni e i gestori di pubblici servizi che detengono nei propri archivi le informazioni e i dati contenuti   nelle   dichiarazioni   sostitutive,  o  richiesti direttamente dalle amministrazioni procedenti ai sensi degli articoli 43 e 71;

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q) GESTIONE  DEI DOCUMENTI l’insieme delle attività finalizzate alla    registrazione   di   protocollo   e   alla  classificazione, organizzazione,    assegnazione    e    reperimento   dei   documenti amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni, nell’ambito del   sistema   di   classificazione  d’archivio  adottato;  essa  è  effettuata mediante sistemi informativi automatizzati;

r) SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI l’insieme delle risorse  di  calcolo,  degli  apparati, delle reti di comunicazione e delle  procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti;

s) SEGNATURA  DI  PROTOCOLLO  l’apposizione  o  l’associazione, all’originale  del  documento, in forma permanente e non modificabile delle informazioni riguardanti il documento stesso.”

[2] Cfr. Art. 2 D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445.

[3] Art. 3 D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445:

” 1. Le  disposizioni  del  presente  testo  unico  si  applicano  ai cittadini italiani e dell’Unione europea,  alle  persone  giuridiche, alle società di persone, alle pubbliche amministrazioni e agli enti, alle associazioni e ai comitati aventi sede legale in Italia o in uno dei Paesi dell’Unione europea.

2. I cittadini di Stati non appartenenti  all’Unione  regolarmente soggiornanti  in  Italia,   possono utilizzare   le   dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47  limitatamente  agli  stati, alle qualità personali e ai fatti  certificabili  o  attestabili  da parte  di  soggetti  pubblici  italiani,  fatte  salve  le   speciali disposizioni contenute nelle leggi e nei regolamenti  concernenti  la disciplina dell’immigrazione e la condizione dello straniero.

3. Al di fuori dei casi previsti al comma 2, i cittadini di  Stati non appartenenti all’Unione autorizzati a soggiornare nel  territorio dello Stato possono utilizzare le dichiarazioni  sostitutive  di  cui agli articoli 46 e 47 nei casi in  cui  la  produzione  delle  stesse avvenga in applicazione di convenzioni internazionali fra l’Italia ed il Paese di provenienza del dichiarante.

4. Al di fuori dei casi di cui ai  commi  2  e  3  gli  stati,  le qualità personali e i fatti, sono documentati  mediante certificati o attestazioni  rilasciati  dalla  competente  autorità dello   Stato estero,  corredati  di  traduzione  in  lingua  italiana  autenticata dall’autorità consolare  italiana  che  ne  attesta  la  conformità all’originale, dopo aver  ammonito  l’interessato  sulle  conseguenze penali della produzione di atti o documenti non veritieri.”

[4] Art. 46 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445:
1.   Sono   comprovati   con   dichiarazioni,   anche   contestuali all’istanza, sottoscritte dall’interessato e prodotte in sostituzione delle  normali  certificazioni i seguenti stati, qualità personali e fatti:

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a) data e il luogo di nascita;

b) residenza;

c) cittadinanza;

d) godimento dei diritti civili e politici;

e) stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero;

f) stato di famiglia;

g) esistenza in vita;

h) nascita  del  figlio,  decesso del coniuge, dell’ascendente o discendente;

i) iscrizione   in   albi,   in  elenchi  tenuti  da  pubbliche amministrazioni;[…]”.

[5] Art. 47 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445:
“1.  L’atto  di  notorietà  concernente stati, qualità personali o fatti  che  siano a diretta conoscenza dell’interessato è sostituito da  dichiarazione  resa e sottoscritta dal medesimo con la osservanza delle modalità di cui all’articolo 38. (R)

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La  dichiarazione  resa  nell’interesse proprio del dichiarante può  riguardare  anche stati, qualità personali e fatti relativi ad altri soggetti di cui egli abbia diretta conoscenza.

Fatte  salve le eccezioni espressamente previste per legge […]”.

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